SAP bleibt führendes System
Der Workflow ergänzt die Finanzumgebung, statt ein Nebenbuch zu schaffen oder freigegebene Ergebnisse neu erfassen zu lassen.
Anwendungsfall · Finanzen
Das Finanzteam prüft den Ausnahmefall. Das System bereitet den Abgleich vor.
Dieser Workflow führt Zahlungs-, Rechnungs- und Überweisungsbelege zusammen und bereitet einen SAP-Abgleich zur Prüfung durch das Finanzteam vor. Er ist für unvollständige Verwendungszwecke, Sammelzahlungen und wiederkehrende Ausnahmefälle ausgelegt – mit Freigabe durch berechtigte Personen. Der Entwurf greift wiederkehrende Bedarfe aus Kundengesprächen auf.
Auf einen Blick
Aufmerksamkeit für Ausnahmen
Eindeutige Treffer folgen festen Regeln. Das Finanzteam konzentriert sich auf unvollständige, mehrdeutige oder ungewöhnliche Fälle.
Freigabe folgt Verantwortung
Sicherheit, Wertgrenzen, Buchungskreise und Finanzrollen bestimmen Vorbereitung, Vorschlag, Freigabe und Eskalation.
Das wiederkehrende Problem
Der Zahlungseingang ist sichtbar. Der zugehörige Kontext ist verstreut.
Ein schwieriger Posten hat selten gar keine Daten. Die relevanten Belege liegen nur verteilt in Kontoauszug, SAP, Rechnungen, Avis, Postfächern und Erfahrungswissen.
Unvollständige Verwendungszwecke
Name, Betrag oder Freitext des Zahlers identifizieren den offenen Posten nicht eindeutig. Ein Mensch durchsucht mehrere Ansichten.
Sammel- und Teilzahlungen
Eine Zahlung kann mehrere Rechnungen abdecken; Abzüge, Gebühren, Währungen oder Teilzahlungen brechen einfache Eins-zu-eins-Regeln.
Wiederkehrende Ausnahmen bleiben manuell
Teams erkennen dieselben Muster immer wieder. Das Wissen über ihre Auflösung bleibt jedoch in den Köpfen Einzelner, statt in einer kontrollierten Regel festgehalten zu werden.
Der vorgeschlagene Workflow
Einen nachvollziehbaren Lösungsvorschlag im bestehenden Finanzprozess vorbereiten.
SAP-Version, Schnittstellen, Berechtigungen, Buchungsregeln und Freigaben werden in Process Discovery geklärt. Anschließend wird der Workflow an den fachlich und technisch verantwortbaren Rahmen angepasst.
Relevante Belege zusammenführen
Der Workflow liest ungeklärte Kontoauszugsposten und freigegebene SAP-Daten und ergänzt bei Bedarf Zahlungsavise, Rechnungen, Kundenkorrespondenz oder eine freigegebene Ausnahmeregel.
Zuordnungsvorschläge erstellen
Deterministische Regeln mit KI-gestützter Interpretation kombinieren, wenn Verweise unstrukturiert sind. Kandidaten, Abweichungen, Annahmen und Quellen sichtbar machen.
Nach Zuverlässigkeit und Zuständigkeit weiterleiten
Einfache Fälle folgen freigegebenen Regeln. Mehrdeutige, betragsmäßig relevante oder ungewöhnliche Posten gelangen mit einem Vorschlag und den zugehörigen Belegen in die richtige Warteschlange des Finanzteams.
Freigegebenes Ergebnis zurückschreiben
Nach Bestätigung oder Korrektur durch die befugte Person wird das erlaubte Ergebnis in SAP dokumentiert – mit einem nachvollziehbaren Prüfpfad.
Die Arbeitsübersicht
Weniger offene Fälle und bessere Entscheidungsgrundlagen für das Finanzteam.
Ziel ist nicht maximale Autonomie, sondern weniger Suchaufwand, weniger Nacherfassung und klare Kontrolle dort, wo fachliches Urteilsvermögen zählt.
Für das Finanzteam
Zu jedem Ausnahmefall sieht das Finanzteam den wahrscheinlichsten Treffer, die zugehörigen Belege, ungeklärte Abweichungen und einen Vorschlag für den nächsten Schritt.
- Nach Buchungskreis, Betrag, Alter oder Zuverlässigkeit des Vorschlags filtern
- Quellbelege neben dem Vorschlag sehen
- Korrigieren oder freigeben, ohne den Sachverhalt erneut zusammentragen zu müssen
Für Prozessverantwortliche
Wiederkehrende Fehlerbilder werden sichtbar genug, um Stammdaten, Verweise, Regeln und vorgelagerte Arbeit zu verbessern.
- Volumen und Alter der Ausnahmen verfolgen
- Bearbeitungszeit und Korrekturrate messen
- Wiederholte Lösungen in kontrollierte Regeln überführen
Häufige Fragen
Antworten vor dem Gespräch.
Klare Antworten auf die praktischen Fragen vor dem ersten Gespräch.
Funktioniert das mit unserer bestehenden SAP-Umgebung?
Möglicherweise. Entscheidend sind SAP-Produkt und Version, Schnittstellen, Einrichtung der Kontoauszugsverarbeitung, Berechtigungen, Postfächer und Freigaben. Die Process Discovery klärt vor der Umsetzung, welche Integration fachlich und technisch tragfähig ist.
Bucht KI direkt in SAP?
Das ist nicht erforderlich. Der Workflow kann einen Lösungsvorschlag vorbereiten und weiterleiten, während eine berechtigte Person aus dem Finanzteam die Buchung freigibt. Eine direkte Ausführung kommt nur bei klar abgegrenzten und vollständig nachvollziehbaren Fällen infrage.
Wie soll die Verbesserung gemessen werden?
Sinnvolle Größen sind automatischer Trefferanteil, Bestand und Alter ungeklärter Posten, Bearbeitungszeit, Korrekturrate und der Anteil wiederkehrender Ausnahmen, die in zuverlässige Regeln überführt werden.
AutoMates
Wie viel Zeit bindet die Bearbeitung offener Prüffälle in Ihrer Finanzabteilung?
Bringen Sie einen Abstimmungsprozess, seine wiederkehrenden Ausnahmen und die umgebenden Systeme mit. Wir prüfen, ob der manuelle Aufwand groß und regelmäßig genug für eine Automatisierung ist.