Belege im Moment erfassen
Gesprochene Notizen, Fotos, Dateien, Messwerte, Anlagen-IDs und Checklisten bleiben direkt mit dem jeweiligen Befund verknüpft, solange die Eindrücke vor Ort noch frisch sind.
Anwendungsfall · Außeneinsatz
Befunde vor Ort diktieren. Den Bericht vor der Abfahrt prüfen.
Dieser mobile Workflow macht aus gesprochenen Befunden, Fotos und Messwerten einen strukturierten Auditbericht als Entwurf. Der Auditor prüft die Belege, korrigiert den Bericht und bleibt für Freigabe und Unterschrift verantwortlich. Der Entwurf greift Bedarfe aus Kundengesprächen auf.
Auf einen Blick
Vollständigkeit vor der Abfahrt prüfen
Fehlende Fotos, Messwerte, Klassifikationen oder Rückfragen werden sichtbar, solange sie noch erhoben werden können.
Der Auditor bleibt verantwortlich
KI strukturiert und entwirft. Die qualifizierte Person prüft Belege, ändert Formulierungen, verantwortet das Urteil und signiert.
Vor Ort
Den Befund einmal erfassen – ohne den Prüfablauf zu unterbrechen.
Die mobile Oberfläche sollte schneller als Handschrift und strukturierter als ein Diktiergerät sein. Sie folgt dem echten Auditablauf und den Belegen, die der Bericht braucht.
Natürlich sprechen
Der Auditor diktiert Beobachtung, Risiko, Kontext und Empfehlung. Das System trennt Fakten, Einschätzungen und offene Fragen, während Originalaufnahme und Transkript erhalten bleiben.
Messbare Belege anhängen
Fotos, Messgeräte-Exporte, Werte, Dokumente, Anlagen-IDs und Zeitstempel werden dem richtigen Befund zugeordnet statt am Tagesende manuell sortiert.
Fehlendes sichtbar machen
Vor Abschluss vergleicht der Workflow die vorhandenen Belege mit der Vorlage und ihren Pflichtfeldern. Fehlende Angaben werden gezielt abgefragt, statt einen nur scheinbar vollständigen Bericht zu erzeugen.
Vom Beleg zum Bericht
Eingaben vor Ort in einen kontrollierten Dokumentenprozess überführen.
Struktur, Terminologie, Bewertung, Pflichtfelder und Freigabeweg werden für den jeweiligen Kunden und die jeweilige Prüfungsart festgelegt – nicht vom Modell erfunden.
Erfassen
Sprache, Text, Fotos, Messwerte, Dokumente und Orts- oder Anlagenkontext in einem mobilen Workflow sammeln.
Strukturieren
Jeden Punkt der passenden Vorlage, Befundkategorie, Anforderung, Schweregradstufe und dem zugehörigen Beleg zuordnen.
Prüfen
Widersprüche, fehlende Belege, unklare Verweise und Pflichtfelder vor Abschluss markieren.
Entwurf erstellen
Befunde, Management-Zusammenfassung, Korrekturmaßnahmen und Anhänge konsistent erzeugen und zur Quelle zurückverfolgbar halten.
Freigeben
Der Auditor prüft, korrigiert und signiert elektronisch. Nur die freigegebene Version wandert ins Dokumenten-, Qualitäts- oder Kundensystem.
Mehr als schneller schreiben
Die Qualität der Belege verbessern – nicht nur die Berichtsgeschwindigkeit.
Vermeidbare Nachbesuche verhindern
Eine Prüfung in Echtzeit kann fehlende Seriennummer, Fotos, Messwerte oder Klärungen erkennen, solange der Auditor vor Ort ist.
- Vorlagenspezifische Hinweise
- Belege an jedem Befund
- Unsicherheit sichtbar
Eine nutzbare Übersicht für den Betrieb schaffen
Einheitlich strukturierte, freigegebene Berichte zeigen wiederkehrende Befunde, offene Maßnahmen, risikoreiche Anlagen und Muster über Standorte hinweg.
- Rollenspezifischer Zugriff
- Trend- und Ausnahmeansichten
- Verweise auf signierte Originalberichte
Häufige Fragen
Antworten vor dem Gespräch.
Klare Antworten auf die praktischen Fragen vor dem ersten Gespräch.
Trifft KI die Auditentscheidung?
Nein. Sie kann Belege ordnen, Vollständigkeit prüfen, konfigurierte Logik anwenden und einen Bericht entwerfen. Das fachliche Urteil, Korrektur, Freigabe und Signatur bleiben beim Auditor.
Kann die bestehende Vorlage und Terminologie genutzt werden?
Ja, wenn Vorlage, Pflichtfelder, Begriffe, Bewertungsregeln und Beleganforderungen explizit vorliegen. Process Discovery klärt Varianten und Ausnahmen.
Was passiert bei schlechter Verbindung vor Ort?
Die Erfassung kann so ausgelegt werden, dass sie zeitweise auch ohne Netzverbindung funktioniert. Lokale Speicherung, spätere Synchronisierung, Gerätesicherheit und der Umgang mit widersprüchlichen Änderungen müssen zur Arbeitsumgebung und zur Sensibilität der Daten passen.
AutoMates
Wie viel Arbeit am Auditbericht entsteht erst nach dem Vor-Ort-Termin?
Zeigen Sie uns eine Berichtsvorlage, die vor Ort erhobenen Belege und Ihren heutigen Prüfprozess. Wir suchen den kleinsten Workflow, der Zeit spart, ohne Fachverantwortung zu schwächen.